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  • Nutzer können alle DARC e.V. Mitglieder werden. Der Zugang wird selbstständig angelegt. Die Freischaltung erfolgt durch Manager oder Admins nach Prüfung auf Mitgliedschaft im DARC e.V.
  • Moderatoren können Nutzer werden, die ein berechtigtes Interesse vorzeigen. Der Prozess ist auf Schnelleinstieg beschrieben. Die Freischaltung erfolgt durch Manager oder Admins. In diesem Fall die Referatsleiter AJW, da die E-Mails an deren Postfach zugestellt werden. Dass nicht alle Nutzer gleich zu Moderatoren werden können, liegt an der Verwaltung der Ressourcen. Hierdurch können wir steuern, ob die Anzahle der Backend-Server weiterhin ausreicht. Zusätzlich muss die Nutzung der Räume im Sinne des Vereins sein, da hier Vereinsmittel verwendet werden.
  • Manager sind Personen, die Nutzer verwalten können. Beispielsweise Referenten, die Zugriff auf die Benutzerdatenbank des DARC e.V. haben.
  • Admins sind die Personen, die beim Aufbau von treff.darc.de unterstützt haben und Erfahrung mit der Software mitbrachten.

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BigBlueButton ermöglicht die Aufzeichnung von Konferenzen. Hierzu muss vorab in den Raumeinstellungen "Aufnahme des Raumes erlauben" eingeschaltet werden. Teilnehmende an diesem Raum erhalten nun vor der Teilnahme den Hinweis, dass dieser Raum möglicherweise aufgezeichnet wird und müssen dieses mit einem Häkchen aktiv bestätigen.
Diese Funktion wurde auf Anordnung des Datenschutzbeauftragten des DARC e.V. deaktiviert und steht nicht mehr zur Verfügung.
Grund ist, dass sich die Vorgaben der EU-DSGVO - konkret: die Teilnahme bei nicht-Einwilligung zur Aufzeichnung - technisch nicht umsetzen lässtTun sie das nicht, nehmen sie ohne Ton und Video als anonymer Benutzer an der Konferenz teil.

Werden alle Konferenzen aufgezeichnet?

Nein. Nur solche Räume in denen die oben genannte Einstellung zur Aufnahme des Raums gesetzt wurde, können aufgezeichnet werden. Zusätzlich muss aktiv von einem Raum-Moderator die Aufnahme gestartet werden. Die laufende Aufnahme wird mittels eines roten, runden Buttons am oberen Bildschirmrand für alle Teilnehmende in einem Raum angezeigt.

Jedoch ist bei BigBlueButton die Aufnahme technisch so gelöst, dass bei Räumen in denen die Aufnahme möglich ist, diese vom Start bis zum Ende auf dem Server aufgezeichnet werden. Mit dem Starten und dem Pausieren einer Aufnahme werden lediglich Marken gesetzt, welches aufgezeichnete Material nach Beenden einer Konferenz in ein Video umgewandelt wird.

Was wird aufgezeichnet?

Die Aufzeichnung ist systemweit deaktiviert. Es erfolgt keine Aufzeichnung.

BigBlueButton zeichnet mehrere Sachen auf, die später zu einem Video zusammengefügt werden:

  • Folien
  • Chat
  • Audio
  • Webcams
  • Bildschirmfreigaben
  • Zeichnungen auf dem Whiteboard

Dadurch, dass alles separat aufgezeichnet wird, können später unterschiedliche Arten von Aufzeichnungen bereit gestellt werden. Für treff.darc.de gibt es zwei Arten von Aufzeichnungen:

  • Interaktive Aufzeichnung in Greenlight
  • Zusammengesetztes MP4-Video

Wird mein Mikrofon dauerhaft übertragen?

Nein. Dieses war in einer älteren BigBlueButton-Version der Fall. Sprache wurde dauerhaft übertragen und nur auf dem Server stumm geschaltet. In der aktuell eingesetzten Version von BigBlueButton ist dieses nicht mehr der Fall und die Stummschaltung erfolgt am Endgerät des Teilnehmenden.

Wo wir die Aufzeichnung gespeichert?

Während die Aufzeichnung läuft wird diese auf dem Server gespeichert, auf dem die Videokonferenz läuft. Das sind die Server mit der Bezeichnung "alfa.treff.darc.de", "bravo.treff.darc.de" usw.

Nach dem Beenden der Konferenz wird auf diesem Server das Video mit den Schnittmarken erstellt. Die finalen Videodateien werden auf ein Shared Storage in diesem Serververbund kopiert und sind danach aus dem Frontend Greenlight erreichbar. Es erfolgt kein weiteres Backup der Daten.

Wie lange werden die Aufzeichnungen gespeichert?

Die Rohschnitte werden zwei Wochen auf den Servern gespeichert.

Die fertig geschnittenen Videos auf dem Shared Storage haben keine Aufbewahrungsfristen. Hier liegt die Verwaltung der Videos bei den Greenlight-Moderatoren Raumbesitzern für ihre eigenen Räume und den Greenlight-Managern Administratoren für serverweiten Zugriff.

Wer hat Zugriff auf die Aufzeichnungen?

Im Prinzip hat jede Person Zugriff, die die URL zu den Aufzeichnungen erhält. Diese setzt sich aus https://treff.darc.de und einem (langen) Konferenz-Code zusammen. In Greenlight Derzeit ist keine Funktion für einen Zugriffsschutz implementiert.

Die Idee dabei ist es, dass beispielsweise Teilnehmende von Lehrgängen durch die Aufzeichnung den Stoff wiederholen können. Dadurch, dass diese häufig kein Mitglied im DARC sind, erhalten sie keinen Zugang mit der Rolle Nutzer, sondern sind nur Gast. Diesen kann aber ebenso der Link zur Aufzeichnung zugesandt werden. Ein Download der MP4-Dateien für das eigene Archiv ist möglich.

Innerhalb Greenlight ist der Link zu den Videos für folgende Rollen sichtbar:

  • Moderator: Für die eigenen Aufzeichungen
  • Manager/Admin: Für alle getätigten Aufzeichnungen

Mittels Shell-Zugriff kann technisch bedingt auf alle Aufzeichnungen – auch die Rohdaten – zugegriffen werden.