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Die Server sind im Auftrag von der Geschäftsführung durch die DARC IT angemietet worden, d.h. die DARC IT hat die Zugangsdaten zum Serververwaltungsportal.

Einen Shell-Zugriff haben die beiden AJW-Referenten Lars Weiler, DC4LW, und Gerrit Herzig, DH8GHHadministrativen Zugriff haben mehrere Personen eines Admin-Teams, die allesamt Mitglieder des DARC e.V sind. Sie haben die DARC-Vereinbarung zum Datenschutz bei der Arbeit mit Mitgliedsdaten akzeptiert und unterschrieben.

Welche Software wird eingesetzt?

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• BigBlueButton für die Videokonferenz mit den dafür hier nicht weiter aufgelisteten Abhängigkeiten
• Greenlight als Benutzerfrontend
• NGinX als Webserver
• Scalelite als Loadbalancer
• Coturn als Dienst für WebRTC-Verbindungen hinter NAT
• Prometheus, Alertmanager und Grafana für das Monitoring
• Eine eigens entwickelte Raumverwaltung, die den Bedürfnissen des DARC e.V. entspricht

Die Konfiguration der Server erfolgt mittels Ansible. Eine erste Grundlage erfolgte auf Basis des BigBlueButton-Ansible-Repositories von "ulm-lernt". Inzwischen sind diverse eigene Implementationen für treff.darc.de eingeflossen. Das Repository ist unter https://bitbucket.darc.de/projects/TRF/repos/darc-treff-ansible/browse abgelegt.

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Es wird täglich ein Backup der PostgreSQL-Datenbank mit der Benutzer- und Raumverwaltung durchgeführt. Dieses Backup wird für drei Tage lokal auf dem Server gesichert und gleichzeitig auf die NextCloud des DARC (files.darc.de) in den Bereich des Referat AJW kopiert. Dort sind bisher alle Backups seit Start der Server gespeichertDiese Backups werden nach frühestens drei Monaten manuell gelöscht.

Benutzerdaten

Welche Rollen gibt es mit welchen Rechten?

Innerhalb einer laufenden Konferenz gibt es drei vier Rollen:

• Teilnehmer und Gast
  • Kann das eigene Mikrofon freigeben
  • Kann die eigenen Kamera freigeben
  • Kann den Chat lesen und darin schreiben
  • Kann die geteilten Notizen lesen und verändern
• Moderator
  • Alle Rechte eines Teilnehmers 
  • Kann einen Teilnehmer zum Präsentator machen
  • Kann Einstellungen eines Raums verändern
  • Kann Teilnehmer stumm schalten (aber nicht wieder einschalten)
  • Kann Kameras deaktivieren (aber nicht wieder einschalten)
  • Kann, wenn es für den Raum aktiviert wurde, die Aufnahme starten und pausieren
  • Kann Gruppenräume aktivieren
  • Sieht das Lern-Dashboard mit der Beteiligung der einzelnen Teilnehmenden während der Konferenz
  • Kann die Teilnehmer-Liste speichern
  • Kann den Chatverlauf speichern und löschen
  • Kann die geteilten Notizen speichern
• Präsentator
  • Ist eine Rolle, die sowohl auf einen Teilnehmer als auch einen Moderator übertragen werden kann 
  • Kann Folien hochladen
  • Kann aus bereits hochgeladenen Folien für die aktuell laufende Konferenz auswählen
  • Kann den eigenen Bildschirm freigeben
  • Kann Umfragen starten

In der Raumverwaltung Im Benutzerfrontend Greenlight gibt es fünf , aufeinander aufbauende Rollen mit den folgenden Rechtenverschiedene Rollen:

• Teilnehmer:
  • Jedes DARC-Mitglied
  • Kann den Kalender einsehen
  • Kann an öffentlichen Konferenzen teilnehmen
• Raumersteller:
  • Automatisch alle Personen in gewählten Ämtern im DARC e.V. oder nach administrativ vergebenem Raumersteller-Recht
  • Können Räume erstellen, verwalten und löschen
  • Können Kalendereinträge zu diesen Räumen erstellen, verwalten und löschen
  • Haben Zugriff auf die Aufzeichnungen dieser Räume
• Distriktsvorsitzende:
  • Können alle Räume ihres Distrikts sehen
  • Können an allen Konferenzen ihres Distrikts teilnehmen - analog zur Teilnahme an Versammlungen im Distrikt, wie es in der Satzung festgehalten ist 
• Vorstand:
  • Können alle Räume sehen
  • Können an allen Konferenzen teilnehmen - analog zur Teilnahme an Versammlungen des Vereins, wie es in der Satzung festgehalten ist
• Administratoren:
  • Können alle Räume sehen
  • Können an allen Konferenzen teilnehmen - ausschließlich zu administrativen Zwecken
  • Können das Raumersteller-Recht vergeben
  • Sehen alle Kalendereinträge
  • Können nicht Aufzeichnungen von Räumen sehen
• Gast:
  • Dieses ist eine implizite Rolle, die alle Teilnehmenden erhalten, die als Gast an einer Konferenz teilnehmen
  • Diese Rolle hat keine Rechte in der Benutzerverwaltung
  • Nur innerhalb von einer laufenden Konferenz kann auch Gästen die Rolle des Raum-Moderators und Raum-Präsentators von einem Raum-Moderator verliehen werden
• Nutzer:
  • Kann an Konferenzen teilnehmen, dessen Raumcode ihnen bekannt gemacht wurde
  • Moderatoren können Nutzer auswählen, einen Raum zu teilen, sodass diese Nutzer auch die Raumverwaltung übernehmen können
• Moderator:
  • Kann Räume erstellen
  • Kann die eigenen Räume verwalten
  • Kann die Aufzeichnungen der eigenen Räume verwalten
• Manager:
  • Kann Nutzer verwalten
  • Kann Serverräume und Aufzeichnungen verwalten
• Admin:
  • Kann Grundeinstellungen verändern
  • Kann Rollen verändern

Wer vergibt die Rechte?

Es existiert kein festes Konzept für die Rechtevergabe, sondern es hat sich ein Best Practice Modus entwickelt.

• Nutzer können Teilnehmer sind alle DARC e.V. Mitglieder werden. Der Zugang wird selbstständig angelegt. Die Freischaltung erfolgt durch Manager oder Admins nach Prüfung auf Mitgliedschaft im , die einen Teilnahme-Link zu einer Konferenz erhalten haben.
• Moderatoren sind diejenigen Mitglieder des DARC e.V.
• Moderatoren können Nutzer werden, die ein berechtigtes Interesse vorzeigen. Der Prozess ist auf Schnelleinstieg beschrieben. Die Freischaltung erfolgt durch Manager oder Admins. In diesem Fall die Referatsleiter AJW, da die E-Mails an deren Postfach zugestellt werden. Dass nicht alle Nutzer gleich zu Moderatoren werden können, liegt an der Verwaltung der Ressourcen. Hierdurch können wir steuern, ob die Anzahle der Backend-Server weiterhin ausreicht. Zusätzlich muss die Nutzung der Räume im Sinne des Vereins sein, da hier Vereinsmittel verwendet werden.
• Manager sind Personen, die Nutzer verwalten können. Beispielsweise Referenten, die Zugriff auf die Benutzerdatenbank des DARC e.V. haben.
• , die einen Moderdator-Link zu einer Konferenz erhalten haben. Moderatoren können in einer laufenden Konferenz andere Teilnehmer zu Moderatoren machen.
• Gäste sind alle Personen, die eine Gast-Link zu einer Konferenz erhalten haben. Es wird angezeigt, dass ein Gast-Link verwendet wurde.
• Administratoren Admins sind die Personen, die beim Aufbau von treff.darc.de unterstützt haben und Erfahrung mit der Software mitbrachten.

Welche Daten werden von Benutzern erhoben?

Der Login erfolgt mit der Mitgliedsnummer und dem dafür vergebenen Passwort. Vor dem Betreten eines Raums kann ein selbst gewählter Name vergeben werden oder ein anonymer Zutritt erfolgen. Die Nutzung von Audio- und Videodaten ist freiwillig.

Mitglieder mit Raumersteller-Recht werden in der Datenbank zusammen mit den angelegten Rauminformationen gespeichertBei der Erstellung eines Logins wird zur Authentifizierung nach dem Namen, ggf. das Rufzeichen und die E-Mail-Adresse gefragt. Zusätzlich muss ein selbst vergebenes Passwort zur Authentifizierung angegeben werden. Es existiert keine Vorgabe zur Verwendung von sicheren Passwörtern.

Wie erfolgt die Überprüfung der Benutzerdaten auf DARC e.V. Mitgliedschaft?

Die Benutzerverwaltung Raumverwaltung von treff.darc.de ist autark von der Mitgliederverwaltung. Es gibt keine Schnittstellen zur DARC Mitgliederverwaltung oder zu der DARC IT.

Bei einer Registrierung wird durch Mitglieder der Rolle "Manager" manuell mit den mitgeteilten Registrierungs-Daten überprüft, ob die Person Mitglied im DARC ist. Die Mitglieder der Rolle "Manager" haben Zugriff auf die Benutzerverwaltung egecko.

Zu Jahresbeginn werden diejenigen Daten von Personen gelöscht, die zum Ende des Vorjahres aus dem Verein ausgetreten sind.

Wer ist Admin und wer ist Manager?

Die Rolle der Admins ist aus dem Probe-Betrieb entstanden und beinhalten die Personen, die in dieser Zeit maßgeblich mit Erfahrung in BigBlueButton weiter geholfen haben. In der Rolle Admin sind derzeit:

• Lars Weiler, DC4LW, AJW-DL und Betreiber von treff.darc.de
• Gerrit Herzig, DH8GHH, AJW-DL und Betreiber von treff.darc.de
• Christian Entsfellner, DL3MBG, VO
• Markus Heller, DL8RDS, AJW-C
• Daniel Wendt-Fröhlich, DL2AB, AJW-I
• Klaus Kuhnt, DF3GU, DV-A und AJW-A

In der Rolle Manager sind derzeit:

• Michael Funke, DL4EAX, AJW-L

an die Mitgliederverwaltung des DARC e.V. gekoppelt. Es findet eine Abfrage zu mydarc.de statt, in der in der Abfrage die Mitgliedsnummer und das Passwort übermittelt wird und in der Antwort Name, Rufzeichen, Ortsverband, Funktion und Mitgliedsstatus zurückgesandt wird.

Diese Informationen werden bei der Erstellung eines Raums in der Datenbank von treff.darc.de zu den Rauminformationen gespeichert.

Absicherungen und Analyse

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Die Backend-Server sind so gestaltet, dass bei Ausfall eines Servers der Serververbund weiter läuft. Lediglich die Konferenzen auf dem ausgefallenen Server werden beendet und können über das Frontend die Raumverwaltung auf einem anderen Backend-Server neu gestaltet werden. Der Loadbalancer wird über den Ausfall eines Servers informiert und verteilt keine neuen Konferenzen auf den defekten Server.

Das Frontend GreenlightDie Raumverwaltung, der Loadbalancer, das Monitoring und der Server für coturn sind aus Kostengründen nicht redundant ausgelegt. Der Frontend-Server befindet sich nicht in einem externen Monitoring. Ein Ausfall wird am ehesten durch eine Mitteilung an die Administratoren durch die Nutzer bekannt.

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Backups von Foliensätzen oder Videoaufzeichnungen finden nicht statt. Sollte das Shared Storage ausfallen oder gelöscht werden, sind diese Daten – sofern nicht von den Moderatoren Raumverwaltern selbstständig durchgeführt – verloren.

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BigBlueButton ermöglicht die Aufzeichnung von Konferenzen. Hierzu muss vorab in den Raumeinstellungen "Aufnahme des Raumes erlauben" eingeschaltet werden. Teilnehmende an diesem Raum erhalten nun vor der Teilnahme den Hinweis, dass dieser Raum möglicherweise aufgezeichnet wird und müssen dieses mit einem Häkchen aktiv bestätigen.
Diese Funktion wurde auf Anordnung des Datenschutzbeauftragten des DARC e.V. deaktiviert und steht nicht mehr zur Verfügung.
Grund ist, dass sich die Vorgaben der EU-DSGVO - konkret: die Teilnahme bei nicht-Einwilligung zur Aufzeichnung - technisch nicht umsetzen lässtTun sie das nicht, nehmen sie ohne Mikrofon und Video als anonymer Benutzer an der Konferenz teil.

Werden alle Konferenzen aufgezeichnet?

Nein. Nur solche Räume in denen die oben genannte Einstellung zur Aufnahme des Raums gesetzt wurde, können aufgezeichnet werden. Zusätzlich muss aktiv von einem Raum-Moderator die Aufnahme gestartet werden. Die laufende Aufnahme wird mittels eines roten, runden Buttons am oberen Bildschirmrand für alle Teilnehmende in einem Raum angezeigt.

Jedoch ist bei BigBlueButton die Aufnahme technisch so gelöst, dass bei Räumen in denen die Aufnahme möglich ist, diese vom Start bis zum Ende auf dem Server aufgezeichnet werden. Mit dem Starten und dem Pausieren einer Aufnahme werden lediglich Marken gesetzt, welches aufgezeichnete Material nach Beenden einer Konferenz in ein Video umgewandelt wird.

Sobald die Aufzeichnung automatisiert an den Marken geschnitten und dem Raumersteller bereitgestellt wurde, werden die Rohdaten vom Server gelöscht.

Was wird aufgezeichnet?

Die Aufzeichnung ist systemweit deaktiviert. Es erfolgt keine AufzeichnungEine Aufzeichnung erfolgt nur, wenn dieses für den Raum aktiviert wurde und die Teilnehmenden darüber informiert wurden.

BigBlueButton zeichnet mehrere Sachen auf, die später zu einem Video zusammengefügt werden:

• Folien
• Chat
• Audio
• Webcams
• Bildschirmfreigaben
• Zeichnungen auf dem Whiteboard
• Umfrageergebnisse

Dadurch, dass alles separat aufgezeichnet wird, können später unterschiedliche Arten von Aufzeichnungen bereit gestellt werden. Für treff.darc.de gibt es zwei Arten von Aufzeichnungen:

• Interaktive Aufzeichnung in Greenlight
• Zusammengesetztes MP4-Video

Wird mein Mikrofon dauerhaft übertragen?

Nein. Dieses war in einer älteren BigBlueButton-Version der Fall. Sprache wurde dauerhaft übertragen und nur auf dem Server stumm geschaltet. In der aktuell eingesetzten Version von BigBlueButton ist dieses nicht mehr der Fall und die Stummschaltung erfolgt am Endgerät des Teilnehmenden.

Wo

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wird die Aufzeichnung gespeichert?

Während die Aufzeichnung läuft wird diese auf dem Server gespeichert, auf dem die Videokonferenz läuft. Das sind die Server mit der Bezeichnung "alfa.treff.darc.de", "bravo.treff.darc.de" usw.

Nach dem Beenden der Konferenz wird auf diesem Server das Video mit den Schnittmarken erstellt. Die finalen Videodateien werden auf ein Shared Storage in diesem Serververbund kopiert und sind danach aus aus dem Frontend Greenlight der Raumverwaltung erreichbar. Es erfolgt kein weiteres Backup der Daten.

Wie lange werden die Aufzeichnungen gespeichert?

Die Rohschnitte werden zwei Wochen auf Rohdaten werden nach dem automatisierten Erstellen des Schnitts von den Servern gespeichertgelöscht.

Die fertig geschnittenen Videos auf dem Shared Storage haben keine Aufbewahrungsfristen. Hier liegt die Verwaltung der Videos bei den Greenlight-Moderatoren Raumbesitzern für ihre eigenen Räume und den Greenlight-Managern Administratoren für serverweiten Zugriff.

Wer hat Zugriff auf die Aufzeichnungen?

Im Prinzip hat jede Person Zugriff, die die URL zu den Aufzeichnungen erhält. Diese setzt sich aus https://treff.darc.de und /playback und einem (langen, zufälligen und eindeutigen) Konferenz-Code zusammen. In Greenlight Derzeit ist keine Funktion für einen Zugriffsschutz implementiert.

Die Idee dabei ist es, dass beispielsweise Teilnehmende von Lehrgängen durch die Aufzeichnung den Stoff wiederholen können. Dadurch, dass diese häufig kein Mitglied im DARC sind, erhalten sie keinen Zugang mit der Rolle NutzerTeilnehmer, sondern sind nur Gast. Diesen kann aber ebenso der Link zur Aufzeichnung zugesandt werden. Ein Download der MP4-Dateien für das eigene Archiv ist möglich.

Innerhalb Greenlight der Raumverwaltung ist der Link zu den Videos für folgende Rollen sichtbar:

• Moderator: Für die eigenen Aufzeichungen
• Manager/Admin: Für alle getätigten Aufzeichnungen

Zugriff auf die Aufzeichnungen nur den Raumbesitzern möglich.

Mittels AdminMittels Shell-Zugriff kann technisch bedingt auf alle Aufzeichnungen – auch die Rohdaten – zugegriffen werden.